Réduire le temps administratif des commerciaux de terrain de 80 %

L’identification des « irritants » : un frein à l’efficacité 

L’épuisement des équipes provient d’une organisation où les solutions digitales ne soutiennent pas encore assez la mobilité. Lors d’un atelier d’intelligence collective réunissant une quinzaine de Directeurs commerciaux et directeurs nationaux des ventes (DNV) autour de Klee Commerce, le constat a été sans appel : « Un nombre croissant d’irritants empêchent les chefs de secteur de se consacrer à leur mission principale, la vente, et impacte de plus en plus leur motivation ». 

Le travail s’étire par le traitement des courriels et des relances le soir, après les déplacements. La saisie des comptes rendus de rendez-vous s’ajoute à ce labeur nocturne. Néanmoins, la bureaucratie n’est pas le seul obstacle. Le manque de personnel en magasin force les commerciaux à réaliser environ une heure de manutention par jour pour éviter les ruptures. Un participant au World Café explique cette dérive : « Sous la pression de leurs interlocuteurs et pour éviter des ruptures en rayon, ils sont contraints de passer une heure par jour en moyenne à faire de la manutention ». Face à cela, certains directeurs apprennent désormais à leurs équipes à « dire STOP » pour préserver leur temps de négociation. 

Redonner du sens pour favoriser l’adhésion 

Le rejet de l’administratif naît fréquemment d’une incompréhension des enjeux. Pour qu’un collaborateur accepte de saisir des données, il doit percevoir l’utilité finale de cette tâche. Les DNV s’accordent sur un impératif : « Revenir aux fondamentaux du métier et redonner du sens à la mission : pourquoi fait-on des relevés ? Pourquoi fait-on des photos des linéaires ? ». 

Passer du statut d’exécutant à celui d’expert demande une transparence totale de la part du management. Il s’agit de prouver que la donnée ne sert pas au contrôle, mais au pilotage de la réussite. En étant rigoureux dans son reporting, le commercial alimente sa propre capacité à mieux convaincre ses clients en magasin lors de la visite suivante. La donnée devient alors le carburant d’une relation gagnant-gagnant avec le distributeur. 

L’expertise de Klee Sales : le passage du CRM traditionnel au logiciel SFA 

Pour regagner en productivité, l’adoption d’un logiciel SFA (Sales Force Automation) s’avère une réponse adaptée. Contrairement à un CRM classique, Klee Sales automatise les processus et fournit un accès immédiat aux informations clients. Cette technologie autorise une transition vers une mission de conseil. 

Elle permet aussi une fluidité de navigation et une rapidité d’accès aux données. Cette réactivité permet ainsi au commercial d’obtenir les informations nécessaires sans perdre un instant, transformant les minutes économisées en échanges qualitatifs avec les responsables de points de vente. 

Automatiser pour se concentrer sur la négociation 

L’optimisation du temps administratif passe par la simplification de comportements autrefois fastidieux. Klee Sales propose des fonctionnalités avancées qui répondent aux problématiques du terrain : 

• Planification intelligente : les tournées sont calculées pour réduire les trajets et maximiser la présence en rayon. Cela permet de compenser l’agrandissement des secteurs géographiques. 

• Fonctionnement hors ligne : la capacité du logiciel SFA à fonctionner hors ligne permet de fluidifier de travail des équipes commerciales et de gagner du temps sur le terrain.  

• Relevé de linéaire ciblé : le logiciel transforme le relevé en un acte de vente rapide. Au lieu de multiplier les saisies, l’outil guide le délégué vers les indicateurs prioritaires et les références stratégiques. Cette approche évite la dispersion et garantit des données fiables. 

• Automatisation par la reconnaissance d’image : Klee Sales s’interface avec des solutions partenaires où une simple photo capture l’état des rayons. Cette technologie identifie les références et les ruptures, évitant ou limitant la saisie manuelle de l’audit. 

• Prise de commande pilotée : le logiciel automatise les calculs de tarifs et de remises. Cette simplification supprime les manipulations manuelles et les risques d’erreurs. Grâce à des suggestions en temps réel, le système guide le client vers des paliers de volume supérieurs. 

Ces solutions ergonomiques offrent l’agilité nécessaire pour faire face aux imprévus et piloter les missions quotidiennes en mobilité. En automatisant les tâches à faible valeur ajoutée, le logiciel CRM SFA libère les équipes des contraintes afin de privilégier la dimension commerciale du métier. 

Orienter le travail des commerciaux vers une culture de la donnée et du résultat 

L’impact de ces solutions logicielles se mesure concrètement. Après une année d’utilisation, les clients de Klee Sales observent une réduction moyenne de 80 % du temps administratif. Ce gain phénoménal autorise un changement de paradigme, passant d’une gestion guidée par l’intuition à une approche pilotée par l’information. 

Auparavant, les données étaient incomplètes et les indicateurs gérés manuellement. Désormais, le délégué dispose d’une vue à 360° de son parc de magasins. L’efficacité décuplée se traduit par une hausse du panier moyen pouvant atteindre 31 %, une réduction des ruptures et une meilleure valorisation du conseil apporté au distributeur. 

Fidéliser les talents et intégrer de nouvelles missions 

Le World Café a mis en lumière l’importance de la prise en compte des exigences des nouvelles générations. Les jeunes talents habitués aux smartphones refusent les processus archaïques. Ils sont adeptes des technologies intuitives et ergonomiques pensées pour leur simplifier leur quotidien.  Les DNV suggèrent d’ailleurs d’utiliser la technologie pour « gamifier le métier (système de points, d’incentives via le CRM…) » afin de stimuler l’engagement. 

Le temps libéré permet d’ouvrir le métier à des projets plus valorisants, notamment liés à la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Les participants aux ateliers proposent de confier aux forces de vente des missions transverses, comme devenir « référent RSE ». Cela peut passer par des actions concrètes : 

• « Savoir calculer son empreinte carbone et mettre en place les bonnes pratiques pour la réduire ». 
• « Sensibiliser à la pollution digitale » en limitant les envois de courriels inutiles. 
• Favoriser les outils numériques pour « éviter le tout papier ». 

Ces initiatives apportent un supplément d’âme à la fonction commerciale et répondent aux attentes croissantes de la société. 

Réenchanter le futur du terrain 

L’avenir des forces de vente PGC et pharmaceutique s’inscrit dans une digitalisation toujours plus poussée pour mieux valoriser l’humain. L’émergence de portails client BtoB renforce le lien en offrant une autonomie aux points de vente pour leurs réassorts. Le délégué pharmaceutique ou chef de secteur peut ainsi se focaliser sur la valorisation des échanges et la promotion des innovations. 

L’intégration de l’intelligence artificielle promet aussi de franchir une étape supplémentaire dans la suppression des saisies manuelles. En libérant les forces de vente de leurs chaînes administratives, les entreprises revalorisent la fonction commerciale. Le métier ne se perçoit plus comme une succession de contraintes logistiques, mais comme une carrière dynamique où la technologie soutient l’humain. Réduire l’administratif n’est pas seulement un gain de productivité, c’est une condition indispensable pour recruter les talents de demain. La technologie devient alors le meilleur allié du succès commercial et de l’épanouissement des équipes.